Sitzordnung für die Hochzeit planen: Brauttisch, Tischformen, Zeitplan und die heiklen Fälle

Die Sitzordnung für die Hochzeit entsteht in zwei Etappen. Tischform und Brauttisch legt ihr fest, sobald die Location gebucht ist. Namen setzt ihr erst nach der Rückmeldefrist, meist vier bis sechs Wochen vor dem Fest, und die verbindliche Gästezahl geht sieben bis vierzehn Tage vorher an Catering und Location. Alles dazwischen ist Methode: Gruppen bilden, Brückenbauer setzen, heikle Fälle bewusst platzieren. Dieser Leitfaden geht den Weg einmal komplett durch, mit den Maßen der Tische, die deutsche Locations tatsächlich haben, den Abständen aus der Versammlungsstättenverordnung und den Regeln für Brauttisch, Kinder, ältere Gäste und Dienstleister.

Der Beitrag gehört zum Leitfaden über Gästeliste und RSVP. Ohne belastbare Zusagen bleibt jede Sitzordnung ein Entwurf.

Braucht ihr eine feste Sitzordnung?

Ja, sobald ihr mehr als etwa 30 Gäste an Tischen bewirtet. Deutsche Ratgeber nennen 30 Personen als Grenze, englische 50. Darunter reicht es, Brautpaar, Eltern und Trauzeugen feste Plätze zu geben und den Rest frei zu halten. Bei einem Buffet genügt oft die Zuweisung eines Tisches, den Stuhl wählen die Gäste dort selbst.

Es gibt drei Stufen, und die Wahl hängt am Menü, nicht am Geschmack:

• Feste Plätze. Jeder Gast hat einen Stuhl mit Platzkarte. Nötig bei einem servierten Menü mit Wahlgericht, weil der Service wissen muss, welcher Teller wohin geht. Sinnvoll auch am Brauttisch und überall, wo die Reihenfolge am Tisch zählt, etwa bei getrennten Eltern.
• Zugewiesener Tisch, freier Stuhl. Die Tafel am Eingang oder ein Kärtchen nennt den Tisch, den Platz sucht sich der Gast. Bis etwa zehn Personen pro Tisch funktioniert das reibungslos und ist der Mittelweg für Buffets.
• Freie Platzwahl. Nur für Sektempfang, reine Abendfeier oder sehr kleine Runden. Auch dann bleiben die Stühle neben euch für Eltern und Trauzeugen reserviert, und es stehen mehr Stühle als Gäste bereit, damit niemand suchen muss.

Die einzige Umfrage mit Zahlen stammt aus Großbritannien: YouGov befragte 2006 im Auftrag von PerfectTablePlan Hochzeitsgäste, 51 Prozent wollten einen festen Platz, 33 Prozent einen festen Tisch mit freier Stuhlwahl, nur 13 Prozent gar keine Zuordnung. Unter den über Fünfzigjährigen wollten acht Prozent freie Platzwahl. Die Zahl ist alt, aber sie zeigt die Richtung: Gäste mögen Orientierung mehr, als Paare vermuten.

Ein Rat aus dem deutschen Markt, den wir unterschreiben: Gebt die Sitzordnung vorher nicht bekannt, auch nicht der Familie. Sonst kommen Sonderwünsche von allen Seiten, und ihr stellt dreimal um. Sagt stattdessen, dass die Zuordnung nur für das Menü gilt und danach jeder sitzt, wo er möchte.

Tischplan, Sitzplan, Tischkarten, Platzkarten: was die Wörter bedeuten

Die Begriffe werden in Deutschland gemischt benutzt, und zwar so, dass Papeterie, Location und Gäste unterschiedliche Dinge darunter verstehen. Klärt vor jeder Bestellung, was gemeint ist.

Die großen deutschen Portale benutzen Tischkarte und Platzkarte für dieselbe Karte am Gedeck; weddix nennt sie Tischkärtchen. Der planning.wedding-Sitzplaner listet als Synonyme für die Übersicht am Eingang unter anderem Bestuhlungsplan, Platzplan und Raumplan. Wenn ihr mit der Location sprecht, sagt Platzkarte für die Karte am Gedeck und Bestuhlungsplan für die Skizze der Tische, dann versteht euch jeder.

Wer sitzt am Brauttisch?

Am Brauttisch sitzen traditionell das Brautpaar in der Mitte, daneben die Eltern beider Seiten, dann Großeltern oder Trauzeugen. Die Braut sitzt rechts vom Bräutigam. Die Schwiegereltern sitzen über Kreuz, der Vater des Bräutigams also neben der Braut. Heute ist ein Tisch mit Trauzeugen und engen Freunden ebenso üblich wie ein Tisch für zwei.

Der Tisch heißt je nach Region und Portal Brauttisch, Ehrentisch, Ehrentafel, Brauttafel oder Hochzeitstafel. Gemeint ist immer derselbe Ort: der Tisch, an dem das Paar während des Menüs sitzt, meist der am aufwendigsten geschmückte im Saal. Er steht so, dass ihr die Eingangstür, die Tanzfläche und die Bühne im Blick habt. Die Tür, weil ihr ankommende Gäste sehen und begrüßen wollt; die Tanzfläche, weil ihr sonst bei jeder Vorführung den Platz wechseln müsst. Wenn der Saal das nicht hergibt, stellt einen kleinen Tisch mit zwei Stühlen an die Tanzfläche, an den ihr euch für Beiträge und Spiele setzt.

Die klassische Reihenfolge, in zwei Varianten

Alle deutschsprachigen Quellen stimmen in einem Punkt überein: Die Braut sitzt rechts vom Bräutigam, und der Vater des Bräutigams sitzt neben der Braut. Beim Rest gibt es zwei dokumentierte Varianten, und keine ist falsch.

Variante A, Schwiegereltern beim Schwiegerkind. Neben der Braut sitzt der Vater des Bräutigams, daneben seine Frau. Neben dem Bräutigam sitzt die Mutter der Braut, daneben ihr Mann. So beschreiben es Hochzeitsportal24 in Deutschland, Österreich und der Schweiz, Hochzeitsplaza und Hochzeit.com. Jedes Elternpaar sitzt beim neuen Schwiegerkind, und beide Paare bleiben zusammen.

Variante B, Damen und Herren im Wechsel. Neben der Braut sitzt der Vater des Bräutigams, daneben die Mutter der Braut. Neben dem Bräutigam sitzt seine Mutter, daneben der Vater der Braut. So steht es im Knigge-Text von weddix und bei hochzeitsuche.ch. Die Eltern werden getrennt, dafür wechseln sich Herren und Damen ab, und jede Dame hat einen Tischherrn zur Rechten. Diese Ordnung entspricht der britischen Ehrentafel.

Einzelne Ratgeber setzen jedes Elternpaar auf die Seite des eigenen Kindes. Das ist eine Möglichkeit, aber keine dokumentierte Tradition. Entscheidet mit den Eltern, was sich für sie richtig anfühlt.

Danach folgen in beiden Varianten die Großeltern, dann Geschwister und ihre Partner. Eigene Kinder sitzen zwischen Eltern und Großeltern. Der Pfarrer oder die Traurednerin, falls eingeladen, sitzt dem Brautpaar gegenüber. Die Trauzeugen gelten im Knigge als Ehrengäste mit Vorrang vor der weiteren Verwandtschaft; an runden Brauttischen sitzen sie zwischen Brautvater und Bräutigammutter, also dort, wo sich der Kreis schließt. Damit die klassische Ordnung aufgeht, braucht der Brauttisch zehn bis zwölf Plätze.

Was heute genauso üblich ist

Die klassische Ordnung ist in aktuellen deutschen Ratgebern eher die Ausnahme als die Regel. Drei Varianten sind ebenso verbreitet:

• Brauttisch mit Trauzeugen und engen Freunden. Die Eltern sitzen an den direkt angrenzenden Tischen und führen dort als Gastgeber ihre Seite der Familie. Diese Lösung gilt als die fairste, wenn Eltern geschieden sind und neue Partner haben, weil kein Elternteil bevorzugt wird. Die Trauzeugen bleiben dabei mit ihren Partnern zusammen; nur die Trauzeugen ohne Partner an den Brauttisch zu setzen, raten Schweizer wie deutsche Portale ab.
• Sweetheart Table, ein Tisch für zwei. Ihr speist in Ruhe, zieht danach von Tisch zu Tisch und vermeidet jede Diskussion darüber, wer neben euch sitzen darf. Ein österreichischer Tipp, der gut funktioniert: Stellt ein oder zwei freie Stühle dazu, auf die sich im Wechsel Gäste setzen. So sitzt ihr nicht allein und redet trotzdem mit allen.
• Familientisch nach Wahl. Bei Patchwork-Konstellationen setzt ihr die Menschen zu euch, mit denen ihr den Abend verbringen wollt. Niemand hat ein Anrecht auf einen Platz am Brauttisch.

In Österreich und der Schweiz sind Reihenfolge und Vokabular dieselben; die Schweizer Portale sagen häufiger Ehrentisch, und der Sweetheart Table ist dort ähnlich verbreitet wie in Deutschland. In österreichischen Foren berichten Paare, dass sie die Trauzeugen direkt neben sich und die Eltern erst danach gesetzt haben. Das ist gelebte Praxis, keine Regel, aber es zeigt, wie viel Spielraum ihr habt.

Runde Tische, Tafel oder Bierzeltgarnitur: was eure Location hat

An einem runden Tisch mit Ø 150 cm sitzen acht Gäste bequem, zehn sind das Maximum, dann lassen sich die Stühle nicht mehr unterschieben. Ø 180 cm trägt zehn, höchstens zwölf. An langen Tafeln rechnet ihr 60 cm Tischkante pro Person, also acht an 2,44 m. Eine Bierzeltgarnitur mit 220 cm fasst sechs bis acht, zehn nur im Festzelt.

Die meisten deutschen Verleiher und Hotelsäle führen die runden Tische in zwei Größen, die eigentlich aus dem Zollsystem stammen: 152 cm und 183 cm, im Katalog als 150er und 180er. Die Planungshilfe von Leihbar Aachen listet genau diese Maße und rechnet den 152er mit acht, den 183er mit zehn Plätzen. Das sind auch die Zahlen, auf die sich Verleiher in Großbritannien und den USA einigen. Wer zwölf Stühle um einen 180er stellt, spart einen Tisch und opfert das Gespräch: Bei 180 cm ist der Tisch schon so breit, dass sich Gegenüber kaum noch unterhalten, weshalb viele Planerinnen runde Tische bei zehn Personen deckeln.

Welcher Tischbestand euch erwartet, hängt an der Art der Location. Hotel- und Restaurantsäle haben runde 150er und 180er. Gasthöfe, Bürgerhäuser und Vereinsheime arbeiten mit rechteckigen Klapptischen von 120 oder 180 cm Länge und 80 cm Tiefe, die zu Tafeln, U- oder E-Formen zusammengestellt werden. Scheunen, Gutshöfe und Zelte bringen Holztafeln oder Bierzeltgarnituren mit. Fragt beim Besichtigungstermin nach Tischmaßen, Stuhltyp und dem Bestuhlungsplan, den die Location für Feiern eurer Größe schon einmal gezeichnet hat; die Liste der Fragen vor der Buchung hilft dabei.

Zur Tischform selbst: Freistehende Tische sind bei größeren Hochzeiten heute die Regel, weil sich Familien und Freundeskreise sauber zusammensetzen lassen. Die E-Form, eine Kopftafel mit drei Längstafeln, ist die klassische festliche Tafel für große Runden; auf den Außenseiten wird nach Familiennähe gesetzt, also Oma vor den Tanten und Brüder vor Cousins. Lässt man die mittlere Tafel weg, entsteht die U-Form, die sich für Gesellschaften bis etwa 40 bis 50 Gäste eignet und deren freie Mitte für Reden und Service bleibt. Eine einzelne lange Tafel wirkt festlich in Scheunen und Gutshöfen und funktioniert von 20 bis über 100 Gäste, braucht aber einen länglichen Raum; über die Tafel hinweg wird es schnell laut, geredet wird mit Nachbarn und Gegenüber. Eckige Tische stellt ihr, wenn es eine Bühne gibt, leicht schräg dazu, damit niemand mit dem Rücken zum Programm sitzt.

Die Bierzeltgarnitur, ehrlich gerechnet

Die Bierzeltgarnitur fehlt in keinem Zelt und keiner Scheunenhochzeit in Süddeutschland, und sie wird in jedem Prospekt zu großzügig gerechnet. Die Standardgarnitur besteht aus einem Tisch mit 220 × 50 cm und zwei Bänken mit 220 × 25 cm. Zwei Verleiher, RUKU1952 und BI-Verleih, nennen sechs bis acht Personen als Richtwert; ein Anbieter von Stuhlbezügen für Garnituren spricht von acht bequem und bis zu zehn bei dichter Bestuhlung, wie sie im Festzelt üblich ist. Zehn heißt 44 cm pro Person auf der Bank und keinen Platz für ein zweites Glas. Für eine Hochzeit mit Menü plant ihr mit sechs bis acht, und ihr nehmt die Komfortvariante mit 70 cm Tischbreite, sobald Gedecke, Brotkorb und Gesteck gleichzeitig auf den Tisch sollen.

Zwischen zwei Garnituren an der Längsseite empfehlen die Verleiher mindestens 50 cm, besser einen Meter, damit Gäste aufstehen können und der Service durchkommt. Städtische Häuser sind strenger: Die Nutzungshinweise des Bürgerhauses Hedelfingen in Stuttgart verlangen 1,15 m zwischen Biergarnituren und keine Stühle an den Tischenden. Rechnet also nicht mit den 2,2 m² Möbelfläche der Garnitur, sondern mit fünf bis sechs Quadratmetern pro Garnitur samt Gang.

Wie viel Platz braucht der Saal?

Rechnet mit 1,1 bis 1,5 m² pro Gast für runde Tische samt Stühlen und Gängen; deutsche Verleiher setzen 1,5 bis 2 m² an, weil sie Wandabstand und Servicewege mitrechnen. Dazu kommen Tanzfläche, Bar, Band und Brauttisch. 100 Gäste an runden Tischen brauchen so 150 bis 180 m² Saal. Lange Tafeln füllen einen Raum dichter, etwa 1 m² pro Gast.

Die Zahlen hinter der Faustregel: Ein 150er mit acht Stühlen beansprucht mit 150 cm Gang rund 9 m², also 1,1 m² pro Gast; die Leihbar Aachen rechnet großzügiger mit 12,25 m² pro Achtertisch, 1,5 m² pro Gast. Der deutsche Raumbedarf-Rechner von Renty gibt 1,5 bis 2,0 m² pro Person für eine Feier mit Tanzfläche an. Runde Tische verschenken 10 bis 15 Prozent der Fläche in den Zwischenräumen; Reihen aus rechteckigen Tischen bringen 10 bis 20 Prozent mehr Gäste in denselben Raum. Deshalb steht in engen Scheunen die lange Tafel, im großen Hotelsaal der runde Tisch.

Die Abstände aus der Versammlungsstättenverordnung

Für Säle, die für mehr als 200 Besucher genehmigt sind, gilt in Deutschland die Versammlungsstättenverordnung des jeweiligen Bundeslands. Sie folgt der Musterverordnung der Bauministerkonferenz, und deren Paragraf 10 enthält die Zahlen, mit denen auch Verleiher und städtische Säle arbeiten:

• Der Abstand zwischen Tischen soll 1,50 m nicht unterschreiten.
• Gänge zwischen Sitzblöcken sind mindestens 1,20 m breit.
• Ein Sitzplatz ist mindestens 0,50 m breit.
• Von jedem Platz sind es höchstens 10 m bis zum nächsten Gang.
• Bei Reihenbestuhlung ist mindestens ein Prozent der Plätze, mindestens aber zwei, für Rollstühle frei zu halten und zu kennzeichnen.

Kleinere Säle unterliegen der Verordnung nicht zwingend, aber die Planungshilfe der Leihbar Aachen setzt dieselben 1,50 m von Tisch zu Tisch an, dazu 1,00 m für Durchgänge und 0,90 bis 1,00 m zur Wand. Die internationale Faustregel deckt sich damit: 150 cm von Tischkante zu Tischkante, das sind zwei Stühle von 45 cm plus 60 cm Weg für Gäste und Service. Weniger als 137 cm gilt in der Verleihbranche als sichtbar eng. Schweizer Verleiher rechnen teils knapper; fragt dort nach den Werten eurer Location.

Die Tanzfläche

Gehe von einem Drittel bis zur Hälfte der Gäste aus, die gleichzeitig tanzen, und rechnet 0,4 m² pro tanzender Person. Das ergibt 0,15 bis 0,2 m² pro eingeladenem Gast: Für 100 Gäste sind das 15 bis 20 m², also 4 × 4 bis 4 × 5 m. Eine Tanzfläche, die etwas zu klein ist, wirkt voller und lebendiger als eine zu große. Der deutsche Renty-Rechner geht mit drei bis vier Quadratmetern pro tanzendem Paar deutlich großzügiger vor; wenn ihr eine Band mit viel Tanzprogramm bucht, liegt die Wahrheit dazwischen.

Zwei Dinge, die auf dem Bestuhlungsplan oft fehlen: Bei runden Tischen sitzt die Hälfte der Gäste mit dem Rücken zum Brauttisch. Dreht die Tische so, dass zumindest niemand mit dem Rücken zur Bühne sitzt, und haltet die Gestecke niedrig, damit Sichtachsen und Servicewege frei bleiben. Und markiert Küchentür, Bar und Buffet, damit keine Warteschlange durch eine Tischreihe läuft.

Der Zeitplan: wann die Sitzordnung fertig sein muss

Die Sitzordnung wird frühestens einen Monat vor der Hochzeit endgültig, wenn die Rückmeldefrist abgelaufen ist und kaum noch Absagen kommen. Die verbindliche Gästezahl verlangen Caterer sieben bis vierzehn Tage vorher; ab dann wird abgerechnet, auch wenn jemand fehlt. Gedruckte Tafeln brauchen zwei bis drei Wochen, Änderungen stoppen 48 bis 72 Stunden vor dem Fest.

Die Fristen der Caterer sind Vertragstext, nicht Höflichkeit. Der Partyservice Stürmer verlangt die Teilnehmerzahl zehn Tage vorher und erlaubt danach noch bis zu fünf kostenfreie Stornierungen bis 48 Stunden vor Beginn; Dallmayr will Personenzahl und Menüwahl zwei Wochen vorher als garantierten Vertragsinhalt; 78 Grad in Köln setzt sieben Tage und einen Eilaufschlag von zehn Prozent für Meldungen in den letzten drei Tagen. Gemeinsam ist allen: Nach der Frist wird die gemeldete Zahl berechnet, mindestens aber die tatsächliche. Meldet also die Zusagen, nicht die Zusagen minus erwarteter Ausfälle.

Eure Rückmeldefrist an die Gäste muss vor dieser Meldefrist liegen, mit genug Luft für eine Runde Nachfragen. Wie ihr Zusagen sauber einsammelt, steht in RSVP verfolgen; was ihr mit den Zögernden macht, in Gäste, die nicht zusagen. Den Versandtermin der Einladungen legt dieser Beitrag fest.

Visueller Sitzplaner

Runde Tische oder lange Tafel? Probiert beides im Saal aus

Der Saventify-Tischplaner zeichnet eure Location maßstabsgetreu in 3D. Zieht die zugesagten Gäste aus der Einladung auf die Stühle, wechselt zwischen runden Tischen und langer Tafel und seht, wie viele noch stehen. Ohne Aufpreis zur Einladung.

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Bei jeder veröffentlichten Einladung enthalten

Die Methode: vom Namen zum Stuhl in sechs Schritten

1. Bestuhlungsplan besorgen und den Raum abgehen. Lasst euch von der Location die Skizze mit Türen, Küche, Bar, Bühne, Tanzfläche, Säulen und Steckdosen für den DJ geben. Steht einmal an der Stelle des Brauttischs und schaut, was ihr seht.
2. Brauttisch setzen. Erst der eigene Tisch, dann die Tische der Eltern und Großeltern direkt daneben. Wer nah beim Paar sitzt, sitzt nach Familiennähe, nicht nach Sympathie: Eltern, Trauzeugen und Großeltern vor Tanten und Cousins.
3. Gästeliste in Gruppen teilen. Familie der Braut, Familie des Bräutigams, Freundeskreis aus Schule und Studium, Kolleginnen und Kollegen, Verein, Nachbarn. Innerhalb der Gruppen nach Gesprächsstoff sortieren: Kinder im gleichen Alter, gemeinsame Erinnerungen, dasselbe Hobby. Wie ihr die Liste dafür anlegt, steht in Gästeliste erstellen.
4. Tische von vorn nach hinten füllen. Nah beim Paar: Großeltern, Paten, engste Freunde. Weit weg von den Boxen: alle, die schlecht hören oder früh gehen. Nah am Ausgang: Eltern mit Kleinkindern, die zwischendurch hinaus müssen.
5. Jedem Tisch ein bekanntes Gesicht und einen Gesprächsmotor geben. Pro Tisch mindestens eine Person, die schon jemanden kennt, und eine, die Gespräche in Gang hält. Trennt keine Paare und keine Freundeskreise, um Leute zum Kennenlernen zu zwingen; deutsche Portale warnen ausdrücklich vor solchen Experimenten. Setzt aber auch nicht zwei Unzertrennliche nebeneinander, die den ganzen Abend nur miteinander reden.
6. Puffer und Nummern. Lasst pro Tisch einen Stuhl frei oder stellt einen Tisch mit zwei Gedecken mehr. Ein leerer Stuhl fällt weniger auf als ein hektisch dazugestellter. Nummeriert die Tische mit System, etwa ungerade links und gerade rechts vom Eingang oder im Uhrzeigersinn. Tischnamen sind schön, brauchen aber zusätzlich eine Nummer oder eine kleine Saalskizze, sonst suchen die Gäste.

Die heiklen Fälle: eine Regel pro Situation

Hinter jeder schwierigen Platzierung steckt eine Beziehung, keine Logistik. Hakt an, was es bei eurer Hochzeit gibt, und ihr bekommt die Platzierungsregeln für genau diese Fälle als Liste, die ihr neben die Gästeliste legt.

Der häufigste Fall verdient mehr als eine Zeile. Bei geschiedenen Eltern gibt es vier Lösungen, hier nach Häufigkeit: Jeder Elternteil führt einen eigenen Tisch, während ihr am Trauzeugentisch oder zu zweit sitzt; das ist die häufigste Lösung, und niemand liest etwas hinein. Beide sitzen am Brauttisch, durch euch oder die Großeltern getrennt; das geht nur, wenn beide es euch gegenüber einzeln bestätigt haben. Ein Elternteil sitzt am Brauttisch, meist derjenige, der euch großgezogen hat, der andere führt einen Ehrentisch direkt daneben und weiß das vorher. Oder ihr wählt die österreichische Lösung mit dem Tisch für zwei und den freien Stühlen, dann kommt jeder Elternteil zu euch, ohne dass jemand den Platz verliert. Gleichrangigkeit ist die Regel: gleicher Abstand, gleiche Tischgröße, gleiche Blumen.

Zu den Begleitungen: Wer auf der Einladung ein Plus-eins bekommen hat, bringt manchmal jemanden mit, den ihr nie gesehen habt. Der Tisch richtet sich nach dem eingeladenen Gast, nicht nach der Begleitung, und beide sitzen nebeneinander. Wie ihr Begleitungen auf der Einladung überhaupt regelt, steht in Plus-eins bei der Hochzeit.

Kinder: Kindertisch oder bei den Eltern?

Kleinkinder sitzen bei den Eltern, mit Platz für den Hochstuhl und nah am Ausgang. Ein eigener Kindertisch lohnt sich ab etwa vier Kindern, die sich kennen, ungefähr im Grundschulalter, in Sichtweite eines Elterntischs und mit Malsachen bestückt. Teenager gehören nicht an den Kindertisch, sondern zu ihrer Familie oder gemeinsam an ein Tafelende.

Beim Alter gehen die deutschen Ratgeber auseinander. Hochzeitsportal24 sieht schon Drei- bis Vierjährige gern gemeinsam am Kindertisch, solange er nicht zu weit von den Eltern steht. Englische Planerinnen setzen die Grenze bei etwa acht Jahren. Unsere Empfehlung dazwischen: Kinder unter fünf oder sechs bleiben bei den Eltern, es sei denn, ihr habt eine Kinderbetreuung gebucht, die am Kindertisch sitzt. Der Tisch selbst steht in direkter Sichtlinie zu mindestens einem Elterntisch, nie in einer hinteren Ecke, und ist auf den ersten Blick als Kindertisch erkennbar, mit Buntstiften an jedem Platz, damit kein Erwachsener versehentlich dort landet und keine Gläser vertauscht werden. Blumenkinder sitzen bei ihren Eltern oder, wenn sie zur Familie der Trauzeugen gehören, mit denen am Brauttisch.

Für die Flächenrechnung zählt jedes Kind als Gast, auch wenn es einen Kinderteller isst. Der Rechner oben legt Kindertische mit eigenen Stühlen an, sobald ihr die Zahl eintragt. Wenn ihr ohne Kinder feiert, zeigt dieser Beitrag, wie ihr das auf der Einladung schreibt, ohne jemanden zu verletzen.

Dienstleister: wo Fotografin, DJ und Band essen

Dienstleister, die mehrere Stunden bei euch arbeiten, bekommen in Deutschland üblicherweise ein Essen. Wo sie sitzen, entscheidet ihr, nicht die Location: eigener Dienstleistertisch im Saal, Platz bei den Gästen oder ein Nebenraum. Plant Stühle und Gedecke ein, meldet die Zahl dem Caterer und lasst sie direkt nach dem Brauttisch servieren.

Eine Fotografin begleitet euch oft von 13 Uhr bis nach Mitternacht, ein DJ kommt mit Aufbau und Abbau auf zwölf Stunden. Wer nur zwei bis drei Stunden gebucht ist, kommt mit Getränken aus; wer den Tag über bleibt, braucht eine Mahlzeit. Viele Locations und Caterer rechnen das Dienstleisteressen zu einer niedrigeren Pauschale ab als das Gästemenü, andere zum vollen Preis. Fragt vorher und nehmt die Zahl in die Meldung an den Caterer auf. Hochzeitsfotografen berichten, dass Locations die Stühle für Dienstleister regelmäßig vergessen, wenn das Paar sie nicht ausdrücklich auf den Bestuhlungsplan setzt. Ein eigener Tisch am Rand des Saals hat zwei Vorteile: Die Dienstleister sehen, was im Raum geschieht, und sie können aufstehen, ohne einen Gästetisch zu stören. Auf der Sitzplan-Tafel für die Gäste stehen sie nicht, auf dem Plan für die Location schon. Serviert wird bei ihnen direkt nach dem Brauttisch, damit sie fertig sind, wenn das Programm weitergeht.

Die Sitzplan-Tafel am Eingang und die Karten am Tisch

Ihr braucht am Eingang eine Übersicht, entweder eine Tafel oder Kärtchen mit Name und Tischnummer. Platzkarten am Gedeck sind nur nötig, wenn ihr feste Plätze vergebt oder das Catering bei Menüwahl wissen muss, welcher Teller wohin geht. Bei großen Feiern ist die alphabetische Liste schneller; nach Tischen sortiert funktioniert, solange die Tafel groß genug ist und niemand Schlange steht.

Die Tafel steht dort, wo alle Gäste beim Sektempfang vorbeikommen, nicht erst an der Saaltür, sonst staut es sich. Ein Blatt im Format A1 auf einer Staffelei reicht für die meisten Feiern; Spiegel und Acrylglas sehen gut aus, brauchen aber einen dunklen Hintergrund und gutes Licht, sonst liest niemand etwas. Für Feiern, bei denen bis zuletzt Zu- und Absagen kommen, eignen sich Tafeln, die ihr selbst beschriftet, Magnetstreifen oder Karten an Klammern, weil ihr einen Namen austauschen könnt, ohne alles neu zu drucken. Schreibt Vor- und Nachnamen, sobald zwei Gäste denselben Vornamen tragen. Bei einer einzigen langen Tafel hängt ihr eine Skizze mit Platznummern neben die alphabetische Liste.

Platzkarten tragen bei einem Menü mit Wahlgericht ein unauffälliges Zeichen, ein Symbol oder eine Farbe; was es bedeutet, steht für den Service auf einem Blatt. Allergien und Unverträglichkeiten gebt ihr der Küche direkt weiter, sie gehören nicht auf die Karte. Haltet zehn leere Karten und einen passenden Stift bei der Trauzeugin bereit.

Was die Location von euch bekommt

• Den Bestuhlungsplan mit Tischnummern, Brauttisch, Kindertisch, Dienstleistertisch, Tanzfläche und den Wegen für Service und Fotografin.
• Eine Liste pro Tisch mit allen Namen, Menüwahl, Allergien und Vermerken wie Hochstuhl, Rollstuhl, Kinderteller oder vegetarisch. Genau diese Aufschlüsselung wollen Caterer, nicht die Gesamtzahl.
• Die Zahl der Dienstleisteressen und den Zeitpunkt, an dem sie serviert werden.
• Den Ablauf mit Reden und Programmpunkten, damit klar ist, wer wann sichtbar und hörbar sein muss.
• Zwei Ausdrucke der finalen Fassung und den Namen einer Ansprechperson, die nicht ihr seid.

Excel, App oder visueller Tischplaner?

Excel reicht für die Liste, nicht für den Raum. Eine App oder ein Online-Tischplaner zeigt Tische und Gäste zusammen und verträgt Absagen ohne Neuzeichnen. Wählt nach dem Ergebnis, das ihr braucht: Platzkarten und Saalplan als PDF liefern deutsche Tools wie Find Your Seat oder Planning.Wedding; der Saventify-Tischplaner zeichnet den Saal maßstabsgetreu in 3D und übernimmt die Zusagen direkt aus der Einladung.

WeddyPlace und Bridebook, die beiden großen Hochzeitsplaner-Apps, bieten Checkliste, Budget und Gästeliste; einen Tischplaner nennen ihre Startseiten nicht. Wer dort die Gästeliste führt, exportiert sie und setzt in einem der Sitzplan-Tools weiter.

Wo der Saventify-Tischplaner in den Ablauf passt

Der Saventify-Tischplaner gehört zur digitalen Einladung und ist in ihrem Einmalpreis enthalten. Der Saal ist maßstabsgetreu in 3D gezeichnet: runde Tische, lange Tafeln, der Brauttisch und die Möbel der Location. Gäste, die über das RSVP der Einladung zugesagt haben, stehen im Planer nach Familien gruppiert bereit, mit Begleitung, Kindern und Menüwünschen. Jede Person zieht ihr auf einen Stuhl oder lasst sie automatisch setzen; ein Zähler zeigt, wie viele der zugesagten Gäste noch stehen. Wer die Einladung mit euch bearbeitet, arbeitet im selben Plan, also auch die Trauzeugin, die am Ende die Karten schreibt.

Was den Planer verlässt, ist bewusst wenig: ein gespeichertes Bild des fertigen Saals und der Excel-Export der Gästeliste, in dem jede Person mit ihrem Tisch steht. Platzkarten, eine gedruckte Tafel für den Eingang oder eine Liste mit Menüzahlen pro Tisch für das Catering entstehen daraus in Find Your Seat, Planning.Wedding oder bei eurer Papeterie. Wenn der Sitzplan nichts kosten darf, bleiben jagesagt.com und Planning.Wedding die passende Wahl. Wenn ihr die Zusagen ohnehin über die Einladung sammelt und den Saal sehen wollt, bevor ihr den ersten Namen setzt, ist der Tischplaner der Ort dafür.

Die häufigsten Fehler

1. Zu früh anfangen. Ein Plan mit 30 offenen Zusagen ist Arbeit für den Papierkorb. Struktur früh, Namen spät.
2. Bis zum Maximum füllen. Zwölf am 180er, zehn an der Bierbank, zehn am 150er: Es geht, aber niemand kann sich bewegen. Mit Platztellern zwei Plätze abziehen.
3. Den Brauttisch zuletzt setzen. Er bestimmt, wo Eltern, Großeltern und Trauzeugen sitzen, und damit den Rest des Saals.
4. Der Singletisch. Jeder Gast erkennt ihn sofort.
5. Paare und Freundeskreise trennen, damit alle neue Leute kennenlernen. Das erzieht niemanden zur Geselligkeit und verstimmt viele.
6. Großeltern neben den Boxen. Und Rollstuhlfahrer ohne freien Weg oder mit einem Stuhl, der noch am Platz steht.
7. Der Kindertisch in der hintersten Ecke. Oder Zwanzigjährige, die dort sitzen sollen.
8. Getrennte Eltern über die Tafel informieren. Wer seinen Platz erst am Eingang erfährt, hat ihn schon abgelehnt.
9. Die Tafel zu früh drucken oder auf Spiegel und Holz festschreiben. Vor der verbindlichen Gästezahl ändert sich noch etwas, verlasst euch darauf.
10. Bei einer Absage den ganzen Tisch umstellen. Ein leerer Stuhl wird weggenommen, fertig. Erst wenn drei Personen eines Tisches fehlen oder jemand allein unter Fremden sitzt, greift ihr ein, und dann mündlich am Eingang, nicht mit Neudruck.
11. Die Servicewege vergessen. Küchentür, Bar und Buffet dürfen nicht durch eine Tischreihe führen; Gestecke bleiben unter Augenhöhe.
12. Dienstleister ohne Stuhl. Sie stehen nicht auf der Gästetafel, aber auf dem Plan für die Location.

Erst die Zusagen, dann die Stühle

Sammelt die Zusagen mit Begleitung, Kindern und Menüwünschen in der Einladung. Dieselben Namen zieht ihr danach im Tischplaner auf die Stühle eures maßstabsgetreuen Saals, ohne die Liste noch einmal zu tippen.

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